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Element Vehicle Management Services Group, LLC, doing business as Element Fleet Management and its affiliates and subsidiaries (collectively, “Element Fleet Management,” “we,” “us,” or “our”) provides this Privacy Notice to describe how we collect, use, and share information about individuals who visit our website at www.elementfleet.com (“website”) and use our services, including information we collect offline to provide those services.
Le présent Avis de confidentialité s’applique également aux renseignements concernant les personnes que nous recueillons ou conservons par l’entremise d’autres sites Web, applications ou plateformes, comme Xcelerate et Xcelerate Driver, qui renvoient au présent Avis. Si vous êtes résident de la Californie, veuillez consulter notre Avis CCPA ci-dessous pour en savoir davantage sur nos pratiques en matière de renseignements et sur les droits qui pourraient vous être accordés.
Si nos pratiques en matière de renseignements changent, nous afficherons ces changements dans le présent Avis de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter périodiquement le présent Avis afin de prendre connaissance des mises à jour.
Date d’entrée en vigueur : 27 janvier 2025
Collecte de renseignements
Utilisateurs du site Web Vous pouvez volontairement fournir des renseignements vous concernant, notamment votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, des renseignements sur vos véhicules et la taille totale de votre flotte. Nous pouvons recueillir ces renseignements lorsque vous vous inscrivez sur notre site Web ou que vous demandez de l’information ou un service auprès de nous.
Clients et conducteurs Nos agents et nous-mêmes pouvons également collecter les informations suivantes dans le cadre de la prestation de nos services, notamment les services de gestion et de location de véhicules. Par exemple, nous pouvons collecter ces informations lorsque des clients ou des conducteurs fournissent des données par le biais d’Element ONE ou d’Element Pay, ou lorsque des clients concluent des ententes avec nous pour bénéficier d’autres services. Nous pouvons collecter ces informations directement auprès de vous, de votre employeur ou du gestionnaire de votre parc de véhicules, auprès de banques ou d’autres tiers.
Les informations d’identité, notamment votre nom, le nom de votre entreprise/employeur, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre fonction, votre numéro de téléphone et les informations relatives à votre permis de conduire;
Les informations relatives à votre compte, notamment votre nom d’utilisateur, votre mot de passe, votre numéro d’employé et les informations concernant le signataire autorisé;
Les informations relatives au véhicule et au parc de véhicules, notamment le numéro d’identification de véhicule, le numéro d’immatriculation, les relevés du compteur kilométrique et, selon les services, les informations collectées directement à partir de votre véhicule ou d’un appareil connecté, y compris les informations de localisation, les informations de diagnostic du véhicule et les informations sur la consommation de carburant ou d’électricité;
Les informations relatives à l’assurance, notamment les détails de la police et l’historique de conduite;
Les informations financières et liées aux transactions, notamment le numéro de carte de paiement, les coordonnées bancaires, les montants des transactions, les dates et heures des transactions, les noms des commerçants et les codes de catégorie, l’historique des paiements, les données de crédit et de souscription, les relevés de facturation et autres données liées aux transactions associées à votre utilisation des services.
Candidats à un emploi Si vous postulez un emploi, nous recueillerons tous les renseignements que vous fournissez dans votre demande, notamment votre formation, votre expérience professionnelle et vos références.
Tous les utilisateurs Nous (et d’autres entités) collectons automatiquement des informations relatives à vos interactions avec nous et nos services, notamment le type de navigateur, l’adresse IP, les pages visitées et autres activités sur le site Web ou avec d’autres services, le type d’appareil, l’heure et la date de la visite, ainsi que d’autres informations que nous collectons à l’aide de témoins et de technologies similaires. Consultez la section « Publicité numérique et analytique » du présent Avis pour en savoir davantage sur l’utilisation de ces renseignements et les choix qui s’offrent à vous.
Utilisation des renseignements personnels
Nous pouvons utiliser les renseignements recueillis à toute fin légale, y compris :
Fournir des services de gestion de flotte, de location et autres;
Vous fournir des services de gestion de véhicules, de location, de paiement de carburant, ainsi que d’autres produits et services;
Communiquer avec vous, notamment pour vous envoyer des annonces et des alertes, ainsi que pour vous fournir des bulletins mensuels, des mises à jour, des enquêtes, des courriels, des supports marketing et d’autres contenus susceptibles de vous intéresser;
Maintenir, exploiter, personnaliser et améliorer notre site Web, nos produits et services, y compris à des fins publicitaires ou analytiques;
Nous conformer aux obligations légales et réglementaires applicables, à l’application de la loi et maintenir la sécurité de notre site Web, de nos services, de nos droits et de nos biens;
Avec votre consentement, ou tel que divulgué au moment de la collecte ou de l’utilisation.
Nous pouvons utiliser sans restriction les informations qui ont été anonymisées ou regroupées.
Partage des renseignements personnels
Nous pouvons partager les renseignements recueillis avec d’autres parties, notamment :
Avec des fournisseurs de services tiers qui traitent les informations en notre nom, tels que les partenaires de traitement de paiement, les services d’hébergement de données, les fournisseurs de services de messagerie électronique, les services de vérification d’identité et d’autres fournisseurs qui agissent en notre nom pour nous aider à fournir les services que vous demandez, ou avec nos conseillers juridiques ou commerciaux;
Avec toute société affiliée ou partenaire de coentreprise éventuel;
Avec des partenaires publicitaires, comme décrit dans la section « Publicité numérique et analyse », y compris ceux qui fournissent des services de marketing et de publicité pour notre compte ou pour des produits et services proposés conjointement;
Avec des banques et/ou des coopératives de crédit, au besoin, afin de fournir nos produits et services, de traiter les transactions, de respecter la réglementation bancaire et de remplir nos obligations respectives au titre de nos ententes contractuelles;
Dans le cadre d’une vente, fusion, acquisition ou tout autre transfert de nos actifs, y compris dans le cadre d’une faillite;
En vertu d’une assignation, d’une ordonnance judiciaire, d’une enquête gouvernementale ou autre processus légal, ou tel qu’exigé par la loi, afin de protéger nos droits ou ceux de tiers, ou d’assurer la sécurité de toute personne ou entité;
Avec votre consentement, ou tel que divulgué au moment de la collecte ou du partage.
Nous pouvons partager des renseignements désidentifiés ou agrégés sans restriction.
Publicité numérique et analytique
Nous pouvons nous associer à des réseaux publicitaires et à d’autres fournisseurs de services publicitaires (« fournisseurs de publicité ») qui diffusent des publicités en notre nom et pour le compte d’autres entités sur des plateformes non affiliées. Certaines de ces publicités peuvent être personnalisées, ce qui signifie qu’elles sont destinées à être pertinentes pour vous en fonction des informations que les fournisseurs de publicité collectent au fil du temps sur votre utilisation des services et d’autres sites ou applications, y compris des informations sur les relations entre différents navigateurs et appareils. This type of advertising is known as interest-based advertising.
Element Fleet Management adhère aux principes d’autoréglementation de la Digital Advertising Alliance (« DAA ») en lien avec cette activité de publicité axée sur les intérêts. Vous pouvez consulter l’outil Webchoices de la DAA à l’adresse www.aboutads.info (opens in a new tab) pour en savoir davantage sur ce type de publicité et découvrir comment vous désinscrire de la publicité sur les sites Web des entreprises participantes. Vous pouvez également exercer vos choix sur les appareils mobiles en téléchargeant la version appropriée de l’application AppChoices de la DAA à https://youradchoices.com/appchoices (opens in a new tab).
Si vous supprimez vos témoins ou utilisez un autre navigateur ou appareil mobile, vous devrez peut-être renouveler votre choix de désinscription. Notez que le fait de vous désinscrire n’empêchera pas les annonces de s’afficher dans votre navigateur ou vos applications, mais elles seront peut-être moins pertinentes.
Nous pouvons aussi collaborer avec des tiers qui recueillent des données sur votre utilisation du site Web et d’autres sites ou applications à des fins non publicitaires. Element Fleet Management utilise Google Analytics et d’autres services tiers pour améliorer la performance du site Web et à des fins d’analytique et de marketing. Pour plus de détails sur la collecte et l’utilisation de données par Google Analytics lorsque vous utilisez notre site, consultez www.google.com/policies/privacy/partners (opens in a new tab). Pour vous désinscrire de Google Analytics, visitez tools.google.com/dlpage/gaoptout (opens in a new tab).
Nous pouvons également travailler avec des tiers qui collectent des données sur votre utilisation des services et d’autres sites ou applications au fil du temps à des fins non publicitaires. Gestion de parc de véhicules Element utilise Google Analytics et d’autres services tiers pour améliorer les performances des services et à des fins d’analyse et de marketing. Pour plus d’informations sur la manière dont Google Analytics collecte et exploite les données lorsque vous utilisez nos services, consultez le site www.google.com/policies/privacy/partners. (opens in a new tab) Pour désactiver Google Analytics, consultez le site tools.google.com/dlpage/gaoptout. (opens in a new tab)
Votre navigateur peut aussi offrir des outils pour limiter ou supprimer les témoins; toutefois, l’utilisation de ces outils peut affecter le bon fonctionnement de notre services.
SMS / Messages texte
Lorsque vous nous communiquez votre numéro de téléphone cellulaire et que vous acceptez de recevoir des messages texte de notre part, nous pouvons utiliser ce numéro pour vous envoyer des communications transactionnelles, opérationnelles, liées à votre compte, à votre parc de véhicules et/ou à nos services, ainsi que d’autres communications commerciales. Des frais de message texte et d’utilisation des données peuvent s’appliquer. Dans le cadre de ces communications, nous pouvons collecter votre numéro de téléphone cellulaire, les enregistrements relatifs à votre consentement à recevoir des messages texte, ainsi que des données sur vos interactions par messagerie, y compris les confirmations de réception et les demandes de désabonnement. Nous utilisons ces informations pour envoyer des messages texte, transmettre des notifications et des messages professionnels, répondre à vos demandes ou à celles de votre employeur, tenir à jour les registres de consentement et vos préférences de communication, et nous conformer aux obligations légales et réglementaires applicables. Vos coordonnées mobiles ne seront pas partagées avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Les données d’inscription et le consentement de l’expéditeur des messages texte peuvent être partagés avec des fournisseurs, des consultants ou des fournisseurs de services qui assurent la mise en œuvre des services de messagerie texte.
Vous pouvez à tout moment vous désabonner des messages texte en répondant « STOP » à n’importe quel message que vous recevez de notre part. Répondez « HELP » pour obtenir de l’aide supplémentaire ou communiquez directement avec nous comme indiqué dans la présente politique pour toute question ou demande.
Liens vers des tiers et outils
Nos services peuvent fournir des liens vers des sites Web ou des applications tiers.Nous ne contrôlons pas les pratiques de confidentialité de ces sites ou applications, et ils ne sont pas couverts par le présent Avis. Nous vous recommandons de consulter les avis de confidentialité de ces sites ou applications afin de comprendre leurs pratiques en matière de données.
Les services comprennent également des outils de médias sociaux intégrés ou des modules d’extension, tels que des outils de réseaux sociaux proposés par des tiers. Si vous utilisez ces outils pour partager des informations personnelles ou si vous interagissez d’une autre manière avec ces fonctionnalités depuis les services, ces sociétés peuvent collecter des informations vous concernant et peuvent utiliser et partager ces informations conformément aux paramètres de votre compte, y compris en partageant ces informations avec le grand public.
Vos interactions avec ces entreprises et vos usages de leurs fonctions sont régis par les avis de confidentialité des entreprises qui les fournissent. Nous vous encourageons à les lire attentivement.
Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité des données administratives, techniques et physiques conçues pour protéger les informations que nous collectons contre tout accès non autorisé ou toute interception. Veuillez toutefois noter qu’aucun mode de transmission sur Internet n’est totalement sécurisé et que nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des informations que vous nous fournissez.
Nous mettons également en œuvre des processus conçus pour respecter les exigences de la Norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement applicables à l’utilisation, au stockage ou à la transmission des données relatives aux cartes et aux titulaires de cartes dans le cadre de nos services.
Vos choix
Vous pouvez demander à consulter, modifier ou mettre à jour vos renseignements en nous envoyant un courriel à l’adresse ask.fleet@elementcorp.com (opens in a new tab), ou en vous connectant à votre compte.
Pour connaître les options relatives aux messages texte, veuillez consulter la section « Messages texte » ci-dessus.
Pour vous désabonner de nos communications marketing par courriel, vous pouvez cliquer sur le lien figurant au bas de chaque message marketing. Si vous vous désabonnez de nos communications marketing par courriel, nous continuerons toutefois à vous envoyer des messages liés à nos transactions et à notre relation avec vous.
Si vous avez donné votre consentement concernant certains services, vous avez la possibilité de le retirer en nous écrivant à l’adresse ask.fleet@elementcorp.com ou en vous connectant à votre compte.
Nous joindre
Si vous avez des questions, commentaires ou préoccupations concernant le présent Avis de confidentialité, veuillez nous écrire à ask.fleet@elementcorp.com (opens in a new tab). Vous pouvez également nous joindre à l’adresse suivante :
10200 Grand Central Avenue Suite 400 Owings Mills, MD 21117 800-665-9744
Annexe – Avis de protection des renseignements personnels de la GLBA
Par l’intermédiaire d’Element Pay, Gestion de parc de véhicules Element s’associe à des banques et/ou des coopératives de crédit pour fournir certains produits et services. Nous nous engageons à protéger les informations personnelles non publiques conformément aux exigences de la Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) et des autres lois applicables. Cette section régit les informations personnelles non publiques collectées lorsque vous vous inscrivez à Element Pay ou que vous souscrivez un autre produit ou service financier auprès de nous.
Catégories d’informations collectées
Nous pouvons collecter les catégories suivantes d’informations personnelles non publiques à partir de diverses sources, notamment :
les informations que vous nous fournissez dans des formulaires de demande ou autres documents, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, le nom de votre employeur et les informations relatives à vos comptes financiers;
les informations concernant vos transactions avec nous, des banques et/ou des coopératives de crédit, ou d’autres entités, telles que les montants des transactions, les dates, les informations sur les commerçants et l’historique de paiement;
les informations que nous recevons de tiers, tels que les agences d’évaluation du crédit et les banques et/ou coopératives de crédit avec lesquelles nous sommes partenaires, y compris les informations relatives à l’historique de crédit et à l’état des comptes.
Pratiques en matière de partage d’informations
Nous pouvons utiliser et partager des informations personnelles non publiques avec les catégories d’entités suivantes aux fins décrites ci-dessous :
Les banques et/ou coopératives de crédit, dans la mesure nécessaire au fonctionnement de nos produits et au respect de la réglementation bancaire;
Nos sociétés affiliées, à des fins commerciales et marketing décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels;
Des fournisseurs de services tiers non affiliés qui fournissent des services pour notre compte dans le cadre d’ententes écrites;
Des tiers non affiliés, dans la mesure où la loi l’autorise ou l’exige, notamment à des fins de prévention de la fraude, de conformité réglementaire et en réponse à un processus judiciaire.
Confidentialité et sécurité
Afin de protéger les informations personnelles non publiques contre tout accès et toute utilisation non autorisés, nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes à la législation fédérale. Ces mesures comprennent des dispositifs de protection informatique ainsi que la sécurisation des fichiers et des locaux.
Vos droits de refus au titre de la GLBA
Vous avez le droit de refuser certains partages d’informations personnelles non publiques avec des tiers non affiliés. Plus précisément, vous pouvez refuser :
le partage d’informations personnelles non publiques avec des tiers non affiliés à des fins de marketing propres à ces derniers;
le partage d’informations personnelles non publiques avec nos sociétés affiliées à des fins de marketing sur la base de l’historique de vos transactions ou d’autres informations que nous collectons à votre sujet.
Pour exercer vos droits de refus, vous pouvez communiquer avec nous :
par courriel à l’adresse ask.fleet@elementcorp.com; (opens in a new tab)
par téléphone au 800-665-9744 (opens in a new tab);
par courrier à l’adresse suivante : 10200 Grand Central Avenue, Suite 400, Owings Mills, MD 21117.
Votre choix de refus restera en vigueur jusqu’à ce que vous le révoquiez. Veuillez noter que même si vous refusez ce partage, nous pouvons continuer à partager des informations personnelles non publiques dans la mesure autorisée par la loi, y compris avec nos fournisseurs de services et nos banques à des fins opérationnelles.