Confidentialité RGPD

Element Fleet Leasing Limited (« Element » ou « nous ») a publié cet avis de confidentialité (« Avis ») pour décrire la façon dont nous traitons les données à caractère personnel vous concernant à nos propres fins lorsque vous (i) recevez des services d’Element dans le cadre d’une entente contractuelle avec nous; (ii) fournissez des services à Element; (iii) communiquez avec Element dans le but d’obtenir nos services; ou (iv) communiquez autrement avec nous.

OBJECTIF ET PORTÉE

Chez Element, nous comprenons l’importance de la protection des renseignements personnels et nous nous engageons à protéger les renseignements personnels que nous collectons, utilisons et divulguons dans le cadre de la gestion de nos activités professionnelles. Element est régie par les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (N^o 2016/679) (« RGPD »), des Lois sur la protection des données de 1988 à 2018 (Data Protection Acts 1988 to 2018) et d’autres législations nationales et européennes applicables en matière de vie privée (ensemble « Législation sur la protection des données ») et nous collectons, utilisons et/ou divulguons des données à caractère personnel conformément à la Législation sur la protection des données.

Comme pour les autres politiques d’Element, nous pouvons mettre à jour cet avis de temps à autre, par exemple si nous mettons en œuvre de nouveaux systèmes ou processus qui comportent l’utilisation de données à caractère personnel.

CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET FINALITÉ DE LEUR TRAITEMENT

Description des données à caractère personnel	Finalité de leur traitement	Fondement légal
Renseignements sur les fournisseurs et les clients : nom et coordonnées des représentants des fournisseurs et des clients (actuels et potentiels), renseignements sur le paiement.	Faciliter, conclure, maintenir et améliorer les relations commerciales avec les fournisseurs et les clients.	Exécution d’un contrat [Art. 6. 1. b) du RGPD] Intérêt légitime d’Element à gérer et améliorer ses relations professionnelles avec des tiers [Art. 6. 1. f) du RGPD].

Description des données à caractère personnel

Finalité de leur traitement

Fondement légal

Renseignements sur les fournisseurs et les clients : nom et coordonnées des représentants des fournisseurs et des clients (actuels et potentiels), renseignements sur le paiement.

Faciliter, conclure, maintenir et améliorer les relations commerciales avec les fournisseurs et les clients.

Exécution d’un contrat [Art. 6. 1. b) du RGPD]

Intérêt légitime d’Element à gérer et améliorer ses relations professionnelles avec des tiers [Art. 6. 1. f) du RGPD].

TRANSFERTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons transférer des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») vers d’autres sociétés du groupe d’entreprises d’Element. De temps à autre, nous pouvons également devoir transférer des données à caractère personnel en dehors de l’EEE à d’autres fournisseurs de services et clients. Si un tel transfert se produit, Element veillera à ce que ces transferts soient conformes à la Législation sur la protection des données et à ce que des mesures de protection appropriées soient en place, telles que des clauses contractuelles types (publiées par la Commission européenne), le cas échéant. Un exemplaire du formulaire des clauses contractuelles types que nous utilisons habituellement est consultable à l’adresse https://commission.europa.eu/publications/publications-standard-contractual-clauses-sccs_fr.

Si vous avez besoin de plus amples renseignements sur les moyens de transfert des données à caractère personnel ou si vous souhaitez obtenir une copie des mesures de protection pertinentes, veuillez communiquer avec nous comme indiqué dans la section « Nous joindre » à la fin du présent avis.

DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

De temps à autre, nous pouvons divulguer des données à caractère personnel à des tiers tels que des sociétés affiliées à Element, nos vendeurs et fournisseurs ou à nos conseillers professionnels. Le tableau suivant présente les tiers avec lesquels les données à caractère personnel peuvent être partagées. Il décrit également les catégories de données à caractère personnel pouvant être partagées, la raison du partage de ces informations et l’emplacement du destinataire.

DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Destinataire	Données à caractère personnel	But	Emplacement du destinataire
Sociétés et sociétés affiliées d’Element	Coordonnées du client et du fournisseur et renseignements connexes relatifs à la relation du client ou du fournisseur avec Element. Les mêmes informations que celles décrites ci-dessus concernant les clients et fournisseurs potentiels d’Element.	Gérer, soutenir, établir et améliorer les relations avec les clients et les fournisseurs d’Element (y compris les clients et les fournisseurs potentiels).	États-Unis Canada Irlande Mexique Australie Nouvelle-Zélande Singapour
Fournisseurs de services techniques (y compris les fournisseurs de services de soutien des TI)	Coordonnées du client et du fournisseur et renseignements connexes relatifs à la relation du client ou du fournisseur avec Element. Les mêmes informations que celles décrites ci-dessus concernant les clients et fournisseurs potentiels d’Element.	Soutenir le fonctionnement et la performance de la technologie et des autres services utilisés par Element pour mener ses activités.	États-Unis Canada Mexique Irlande Inde Uruguay
Conseillers professionnels comme des avocats, des comptables et des conseillers fiscaux externes	Renseignements sur les relations avec les clients et les fournisseurs. Documentation contractuelle et autres documents associés aux clients et aux fournisseurs d’Element.	Fournir des conseils juridiques, comptables et fiscaux.	Irlande États-Unis Canada
Fournisseurs de systèmes de gestion des relations avec la clientèle (GRC)	Coordonnées du client et du fournisseur et renseignements connexes relatifs à la relation du client ou du fournisseur avec Element. Les mêmes informations que celles décrites ci-dessus concernant les clients et fournisseurs potentiels d’Element.	Gérer les relations avec les clients.	Irlande États-Unis Canada
Organismes gouvernementaux comme les organismes d’application de la loi ou de réglementation	Coordonnées du client et du fournisseur et renseignements connexes relatifs à la relation du client ou du fournisseur avec Element. Les mêmes informations que celles décrites ci-dessus concernant les clients et fournisseurs potentiels d’Element.	Nous conformer à l’application des lois, des règlements et des demandes du gouvernement et maintenir la sécurité de notre site Web, de nos services, de nos droits et de nos biens.	Irlande États-Unis Canada
Un acheteur ou un acheteur potentiel de l’entreprise	Renseignements sur les relations avec les clients et les fournisseurs. Documentation contractuelle et autres documents associés aux clients et aux fournisseurs d’Element.	Permettre la réalisation de la fusion, de la restructuration, du financement, de l’acquisition, du dessaisissement, de la dissolution ou d’un autre changement organisationnel pertinent.	Dans le monde entier

CONSERVATION DES DONNÉES

Les données à caractère personnel ne seront conservées que dans la mesure où elles sont nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles elles ont été collectées ou comme l’exige autrement la législation. En général, et sauf exigence contraire de la loi, les renseignements relatifs aux clients sont conservés aussi longtemps qu’Element fournit des services au client, plus sept ans de plus en cas de réclamation potentielle du client. Les périodes de conservation seront déterminées au cas par cas en fonction de plusieurs facteurs, y compris la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont collectés et traités, et si nous sommes tenus de conserver vos renseignements pour des raisons juridiques.

EXACTITUDE DES DONNÉES

Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les données à caractère personnel sont aussi exactes, complètes et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles elles ont été collectées. Si vous pensez que nous avons fait une erreur, vous pouvez nous demander d’apporter des corrections aux données à caractère personnel qui sont sous notre garde ou notre contrôle en nous contactant comme indiqué dans la section « Nous joindre » à la fin du présent avis.

SÉCURITÉ DES DONNÉES :

Element protège les données à caractère personnel au moyen de mesures de sécurité, y compris les protections suivantes :

Physiques (c.-à-d. classeurs verrouillés, mesures de sécurité appropriées lors de l’élimination des données à caractère personnel);
Organisationnelles (c.-à-d. les autorisations de sécurité, l’accès seulement « en cas de nécessité absolue », le classement des renseignements selon leur sensibilité conformément à la Norme de classification et de traitement de l’information d’Element [Information Classification and Handling Standard]);
Technologiques (p. ex., mots de passe, pare-feu, déconnexion des données d’Internet et sauvegardes régulières) et formation des employés sur l’importance de ces mesures de protection et sur la façon de les appliquer.

Pour de plus amples renseignements sur la façon dont nous protégeons vos données à caractère personnel, veuillez communiquer avec nous comme indiqué dans la section « Nous joindre » à la fin du présent avis.

DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Nous sommes ouverts sur les politiques et procédures que nous utilisons pour protéger les données à caractère personnel. Toute demande de renseignements peut être faite conformément à la section « Nous joindre » à la fin du présent avis. Les demandes d’accès relatives aux données d’une personne concernée et les autres demandes d’exercice des droits en vertu de la Législation sur la protection des données font généralement l’objet d’une réponse dans un délai d’un mois, conformément à la Législation sur la protection des données. Dans certaines circonstances, selon la nature et la complexité de la demande, Element peut informer la personne que davantage de temps (jusqu’à deux mois supplémentaires) est nécessaire pour répondre à la demande.

LA LÉGISLATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES CONFÈRE LES DROITS SUIVANTS :

le droit de recevoir des renseignements détaillés sur la façon dont Element traite les données à caractère personnel;
le droit de demander une copie des données à caractère personnel détenues par Element;
le droit de rectifier les données à caractère personnel (inexactes);
le droit de supprimer des données personnelles;
le droit de demander à Element de restreindre le traitement des données à caractère personnel;
le droit de demander l’envoi d’une copie des données à caractère personnel à une autre entité;
le droit de s’opposer au traitement des données à caractère personnel par Element;
le droit de s’opposer à la prise de décision automatisée, y compris le profilage (à ce stade, Element ne participe à aucune prise de décision automatisée);
le droit de porter plainte auprès de l’autorité locale de protection des données, qui en Irlande est la Data Protection Commission.

Ces droits ne peuvent s’appliquer que dans certaines circonstances et sont également soumis à des exceptions en vertu de la Législation sur la protection des données. Par exemple, il se peut qu’Element ne soit pas en mesure de répondre à une demande, c’est-à-dire lorsque les données à caractère personnel d’une autre personne seraient divulguées, lorsque les renseignements sont liés à une réclamation éventuelle fondée en droit ou font l’objet d’un privilège juridique, ou lorsque les renseignements ne pourraient pas être divulgués ou supprimés conformément à la législation applicable.

NOUS JOINDRE

Les demandes de renseignements personnels, les problèmes ou les plaintes concernant la conformité d’Element au présent Avis concernant le traitement des données à caractère personnel, ainsi que les questions ou commentaires au sujet du présent Avis, peuvent être adressés à :

Vice President, Legal and Corporate Operations (leasinglegal@elementcorp.com)

Une personne a toujours le droit de déposer une plainte auprès de la Commission de protection des données (Data Protection Commission) (https://www.dataprotection.ie/). Toutefois, nous vous recommandons toujours de communiquer d’abord avec nous afin que nous puissions tenter de résoudre tout problème éventuel.

Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles le RGPD s’applique à la façon dont nous traitons les données à caractère personnel, veuillez consulter notre FAQ.

Dernière mise à jour le [12 février 2025]